Partir du travail réel de l’équipe

Un bon assistant ne part pas d’une idée de technologie. Il part d’un travail réel, fait par des personnes réelles, avec ses irritants et ses contraintes. La première étape du cycle WorkStreams, l’analyse de l’activité, consiste à regarder ce que l’équipe fait vraiment, et pas seulement ce que décrit la procédure.

Ce qu’il faut observer

• Les tâches répétées chaque semaine, avec le temps qu’elles prennent.
• Les moments où l’on attend une information, une validation ou un document.
• Les erreurs qui reviennent et ce qu’elles coûtent.
• Les savoir-faire détenus par une seule personne.
• Ce que les collègues aiment faire et ne veulent pas déléguer.

Le dernier point compte autant que les autres. Une automatisation qui retire à quelqu’un la partie de son métier qui lui plaît sera contournée. Une automatisation qui retire la corvée sera adoptée.

Mener l’analyse avec Learnya

Learnya peut vous aider à structurer cette observation. Rassemblez des matériaux concrets : quelques courriels types, une procédure, le compte rendu d’un entretien avec un collègue. Demandez une cartographie des tâches, puis discutez-la avec l’équipe.

1. Créez un projet « Analyse de l’activité » et invitez-y les collègues concernés.
2. Déposez dans le projet les entretiens, procédures et exemples recueillis.
3. Si les entretiens sont enregistrés, demandez leur transcription dans une conversation du projet.
4. Demandez la cartographie des tâches avec une demande comme celle ci-dessus.
5. Partagez le tableau produit et faites-le corriger par les personnes qui font le travail.