Choisir les tâches à automatiser
Trier les candidats selon la fréquence, la vérifiabilité, la réversibilité et la matière disponible.
ZielÀ la fin de cette leçon, vous saurez trier les tâches candidates selon la fréquence, la vérifiabilité, la réversibilité et la matière, puis choisir entre assistant, tâche programmée et veille.
Votre cartographie contient sans doute plus de candidats que vous ne pouvez en traiter. Il faut choisir. Le bon premier assistant est utile chaque semaine, facile à vérifier et sans conséquence grave en cas d’erreur. Les cas ambitieux viendront une fois que l’équipe aura confiance.
Quatre questions pour trier
- Fréquence : la tâche revient-elle assez souvent pour justifier l’effort ?
- Vérifiabilité : une personne peut-elle juger le résultat en moins d’une minute ?
- Réversibilité : une erreur se rattrape-t-elle facilement ?
- Matière : les informations nécessaires existent-elles par écrit ?
Une tâche qui coche les quatre cases est un excellent premier candidat. Préparer le résumé hebdomadaire des demandes reçues en est un bon exemple. Répondre à un client mécontent, en revanche, est fréquent mais peu réversible : il vaut mieux un assistant qui propose un brouillon, relu et validé par une personne.
Assistant, tâche programmée ou veille
- Un assistant répond quand on le sollicite, dans un cadre fixe : consignes, connaissances, outils.
- Une tâche programmée s’exécute seule, à l’heure choisie, et produit un résultat.
- Une veille surveille une page, un sujet ou une source, et ne se manifeste que si quelque chose change.
- Ouvrez le projet « Analyse de l’activité ».
- Joignez la cartographie validée par l’équipe à une nouvelle conversation.
- Envoyez la demande de classement.
- Discutez le résultat en réunion et retenez un seul candidat pour commencer.
- Notez dans la description du projet le candidat choisi et la raison du choix.