Approvare con cognizione di causa

Prima di inviare un’e-mail, pubblicare un documento o eliminare un file, Learnya chiede il vostro consenso. Questa approvazione è l’ultima barriera tra un errore, o una manipolazione, e i suoi effetti. Funziona solo se la si legge davvero.

• L’azione: inviare, pubblicare, eliminare, modificare.
• La destinazione: a chi, dove, quale file.
• Il contenuto: ciò che parte realmente, e non ciò che pensavate di aver chiesto.
• La coerenza: è davvero il seguito di ciò che avete chiesto?

Se uno dei quattro punti sorprende, rifiutate. Rifiutare non rompe nulla: l’agente si ferma, voi correggete la richiesta e ricominciate. Un’approvazione rifiutata a torto costa un minuto, un’approvazione data a torto può costare molto di più.

Quando un assistente chiede dieci consensi per un compito semplice, si finisce per cliccare senza leggere. È un problema di configurazione, non di disciplina. Se un assistente dispone di strumenti che non usa, toglieteli nella console. Le sue richieste di approvazione diventano allora rare, e quindi lette.

1. Aprite la schermata «Attività» e rileggete le approvazioni della settimana.
2. Individuate le azioni approvate senza una vera decisione, sempre le stesse.
3. Chiedete all’amministratore di togliere gli strumenti inutili agli assistenti interessati.
4. Verificate la settimana successiva che le richieste rimanenti siano rare e utili.