Lição 4 de 8 · 9 min
Aprovar com conhecimento de causa
Uma aprovação só é uma proteção se for lida. Evitar a aprovação maquinal e limitar as ferramentas ao necessário.
Antes de enviar um e-mail, publicar um documento ou eliminar um ficheiro, o Learnya pede o seu acordo. Esta aprovação é a última barreira entre um erro, ou uma manipulação, e os seus efeitos. Só funciona se for realmente lida.
- A ação: enviar, publicar, eliminar, alterar.
- O destino: para quem, onde, que ficheiro.
- O conteúdo: o que sai realmente, e não o que pensava ter pedido.
- A coerência: é mesmo a sequência do que pediu?
Se um dos quatro pontos surpreender, recuse. Recusar não estraga nada: o agente para, corrige o pedido e recomeça. Uma aprovação recusada sem razão custa um minuto, uma aprovação dada sem razão pode custar muito mais.
Quando um assistente pede dez acordos para uma tarefa simples, acaba-se por clicar sem ler. É um problema de configuração, não de disciplina. Se um assistente dispõe de ferramentas que não utiliza, retire-as na consola. Os seus pedidos de aprovação tornam-se então raros e, por isso, lidos.
- Abra o ecrã «Atividade» e reveja as aprovações da semana.
- Identifique as ações aprovadas sem uma verdadeira decisão, sempre as mesmas.
- Peça ao administrador que retire as ferramentas inúteis aos assistentes em causa.
- Verifique na semana seguinte que os pedidos restantes são raros e úteis.