Lo que no debe entrar

Algunas cosas no tienen nada que hacer en una conversación, sea cual sea la seguridad de la herramienta. Una contraseña, una clave de acceso a un servicio, un código de autenticación de dos factores o un código de recuperación son secretos. Escribirlos en una petición es copiarlos en un lugar donde no deben estar.

Tanto la nueva LPD como el RGPD exigen tratar solo los datos necesarios para la finalidad perseguida. Aplicado al trabajo con un asistente, esto se convierte en un hábito sencillo: antes de depositar un documento, preguntarse qué necesita de verdad la tarea.

• Para corregir el estilo de una carta, el nombre del destinatario no es útil.
• Para analizar tendencias, a menudo bastan datos agregados.
• Para preparar una respuesta tipo, un caso real anonimizado sirve igual de bien.
• Para resumir un expediente, adjunte los documentos útiles en lugar de todo el expediente.

Learnya puede ayudarle a preparar un documento antes de compartirlo más ampliamente. Sustituye los nombres, direcciones y números por marcadores neutros, y usted conserva la correspondencia por su lado. Revise siempre el resultado: a veces basta un detalle del contexto para reconocer a una persona.