Ciò che un agente fa bene
Sapete riconoscere i compiti che conviene delegare a un agente.
ObiettivoAlla fine di questa lezione saprete classificare i vostri compiti secondo la durata, la ripetitività e la facilità di rilettura per scegliere quelli da affidare per primi.
Affidare comincia con una domanda semplice: conviene far svolgere questo compito a un agente? Un agente eccelle quando il lavoro è lungo, ripetitivo o frammentato, e quando il risultato può essere riletto da qualcuno che conosce la materia. È meno utile quando il compito si riduce a una decisione personale o dipende da informazioni che nessuno ha mai messo per iscritto.
I buoni candidati
- Raccogliere e sintetizzare: venti pagine web, tre rapporti PDF, un lungo scambio di e-mail.
- Produrre una prima versione: una presentazione Deck, una nota, una lezione, un’e-mail delicata.
- Trasformare: un documento in mazzo di ripasso, la registrazione di una riunione in verbale, una tabella in grafico commentato.
- Sorvegliare: un monitoraggio su un tema o una pagina, che vi segnala che cosa cambia.
- Ripetere a orario fisso: un’attività pianificata ogni lunedì mattina, il cui stato si legge in una frase.
Il test più utile è quello del revisore. Se siete in grado di giudicare rapidamente se il risultato è buono, il compito è un buon candidato. Se non sapreste dire se è giusto, la delega vi espone: trasmettereste un errore senza vederlo.
Fai il mio monitoraggio della concorrenza.
Ogni lunedì alle 8, guarda le pagine delle notizie di questi tre siti e le pubblicazioni recenti sulla formazione professionale nella Svizzera italiana. Riassumi in cinque punti che cosa è cambiato rispetto alla settimana precedente, con un link per ogni punto.
Il compito diventa ripetibile, delimitato e facile da rileggere, il che ne fa un vero candidato alla delega.
Notate la forma. Un’attività pianificata in Learnya si imposta scegliendo una frequenza e un’ora, senza alcuna sintassi tecnica. Il flusso delle attività vi mostra poi che cosa ha prodotto ogni esecuzione, e ricevete una notifica sul web, sul computer o sul telefono.
Il tempo risparmiato non è l’unico criterio
Anche un compito breve può valere la pena di essere affidato se vi costa energia: riformulare un messaggio teso, trovare un orario libero comune a sei persone, tradurre una nota per colleghi della Svizzera tedesca. L’agente fa il lavoro meccanico, voi conservate l’attenzione per ciò che conta.