Escribir las instrucciones de un asistente
Estructurar instrucciones comprobables, escritas con los futuros usuarios.
ObjetivoAl final de esta lección, sabrá redactar con los futuros usuarios instrucciones de asistente comprobables, estructuradas en rol, resultado, fuentes, límites y conducta en caso de duda.
Las instrucciones son el texto permanente que enmarca un asistente. Dicen a quién se dirige, qué debe producir, cómo, y qué no debe hacer. Es la etapa de codiseño participativo del ciclo WorkStreams: las instrucciones se escriben con las personas que usarán el asistente, no solo para ellas.
La estructura que funciona
- Rol y público: «Ayudas al equipo de contabilidad a responder a las preguntas de los empleados sobre las notas de gastos.»
- Resultado esperado: formato, extensión, idioma y tono.
- Fuentes de referencia: los documentos que prevalecen en caso de duda.
- Límites: lo que no hace, y a quién remite a la persona.
- Conducta en caso de incertidumbre: hacer una pregunta o decir que no lo sabe, nunca inventar.
Escriba instrucciones comprobables. «Sé claro» no se puede comprobar. «Responde en cinco líneas como máximo y cita el artículo de la directiva correspondiente» sí se puede. Cada frase de las instrucciones debe poder controlarse en una respuesta real.
Un taller de codiseño
- Reúna a tres o cuatro futuros usuarios durante una hora.
- Pida a cada uno que aporte dos preguntas reales recibidas recientemente.
- Pida a Learnya que redacte una primera versión de las instrucciones a partir de las notas del taller.
- Prueben juntos las preguntas aportadas en una conversación del proyecto.
- Corrija las instrucciones en directo y vuelva a lanzar las mismas preguntas para comparar.
El taller tiene un segundo efecto, tan importante como el primero. Las personas que han escrito las instrucciones entienden por qué el asistente responde así, y lo defienden ante sus compañeros. Un asistente diseñado sin ellas sigue siendo la herramienta de otra persona.