El ciclo WorkStreams, una mejora continua

Este itinerario ha seguido un método: el ciclo iterativo WorkStreams. Se resume en cuatro tiempos, que se repiten. Cada vuelta mejora el asistente y, con él, la organización del trabajo que lo rodea.

• Análisis de la actividad: comprender el trabajo real, sus molestias y sus conocimientos.
• Codiseño participativo: diseñar el asistente con quienes lo usarán.
• Artefactos transformadores: producir objetos concretos que cambian la práctica.
• Optimización continua: medir, corregir y retomar el análisis sobre la nueva situación.

Los artefactos transformadores

Un asistente por sí solo cambia pocas cosas. Lo que transforma el trabajo son los artefactos que ayuda a producir y que el equipo hace suyos: un procedimiento clarificado, un módulo de e-learning Flow, un mazo de repaso para los recién llegados, una presentación de referencia. Cada artefacto debe tener un uso preciso y una persona que lo mantenga vivo.

Organizar la iteración

1. Fije un ritmo, por ejemplo una revisión cada seis semanas.
2. Programe una tarea que prepare la revisión: uso del periodo, aprobaciones rechazadas, preguntas que quedaron sin respuesta.
3. Reúna a los usuarios y repasen juntos el balance.
4. Decida de una a tres modificaciones, no más.
5. Aplíquelas, repita el conjunto de pruebas y anote el resultado en el proyecto.

La optimización continua evita dos escollos. El primero es el asistente inmóvil, que envejece con sus documentos. El segundo es el asistente modificado sin cesar, que ya nadie reconoce. Un ritmo regular y un número reducido de cambios por vuelta mantienen la confianza del equipo.

Volver a empezar el análisis

Al cabo de algunas vueltas, retome la primera etapa. El asistente ha cambiado el trabajo: algunas tareas han desaparecido, otras han aparecido, y quizá nuevas molestias han sustituido a las antiguas. Es el punto de partida del ciclo siguiente.