O ciclo WorkStreams, uma melhoria contínua
Encadear análise, co-conceção, artefactos e otimização e, depois, recomeçar.
ObjetivoNo final desta lição, saberá conduzir o ciclo WorkStreams em quatro tempos e organizar revisões regulares que melhoram o assistente sem o desvirtuar.
Este percurso seguiu um método: o ciclo iterativo WorkStreams. Resume-se a quatro tempos, que se repetem. Cada volta melhora o assistente e, com ele, a organização do trabalho que o rodeia.
- Análise da atividade: compreender o trabalho real, os seus pontos de fricção e os seus saberes.
- Co-conceção participativa: conceber o assistente com quem o vai utilizar.
- Artefactos transformadores: produzir objetos concretos que mudam a prática.
- Otimização contínua: medir, corrigir e depois retomar a análise sobre a nova situação.
Os artefactos transformadores
Um assistente sozinho muda pouca coisa. O que transforma o trabalho são os artefactos que ele ajuda a produzir e de que a equipa se apropria: um procedimento clarificado, um módulo de e-learning Flow, um pacote de revisão para os recém-chegados, uma apresentação de referência. Cada artefacto deve ter uma utilização precisa e uma pessoa que o mantenha vivo.
Organizar a iteração
- Fixe um ritmo, por exemplo uma revisão de seis em seis semanas.
- Agende uma tarefa que prepare a revisão: utilização do período, aprovações recusadas, perguntas que ficaram sem resposta.
- Reúna os utilizadores e percorram o balanço juntos.
- Decida de uma a três alterações, não mais.
- Aplique-as, volte a executar o conjunto de testes e registe o resultado no projeto.
A otimização contínua evita dois escolhos. O primeiro é o assistente imóvel, que envelhece com os seus documentos. O segundo é o assistente alterado sem parar, que já ninguém reconhece. Um ritmo regular e um pequeno número de alterações por volta mantêm a confiança da equipa.
Recomeçar a análise
Ao fim de algumas voltas, retome a primeira etapa. O assistente mudou o trabalho: algumas tarefas desapareceram, outras surgiram, e novos pontos de fricção talvez tenham substituído os antigos. É o ponto de partida do ciclo seguinte.