Partir do trabalho real da equipa
Observar a atividade antes de escolher o que automatizar, primeira etapa do ciclo WorkStreams.
ObjetivoNo final desta lição, saberá conduzir a análise da atividade de uma equipa e retirar dela um mapeamento das tarefas validado por quem as executa.
Um bom assistente não parte de uma ideia tecnológica. Parte de um trabalho real, feito por pessoas reais, com os seus pontos de fricção e as suas restrições. A primeira etapa do ciclo WorkStreams, a análise da atividade, consiste em olhar para o que a equipa faz de facto, e não apenas para o que o procedimento descreve.
O que observar
- As tarefas repetidas todas as semanas, com o tempo que demoram.
- Os momentos em que se espera por uma informação, uma validação ou um documento.
- Os erros que se repetem e o que custam.
- Os saberes detidos por uma única pessoa.
- O que os colegas gostam de fazer e não querem delegar.
O último ponto conta tanto como os outros. Uma automatização que retira a alguém a parte da profissão de que gosta será contornada. Uma automatização que retira a parte penosa será adotada.
Conduzir a análise com o Learnya
O Learnya pode ajudá-lo a estruturar esta observação. Reúna materiais concretos: alguns e-mails típicos, um procedimento, a ata de uma entrevista com um colega. Peça um mapeamento das tarefas e depois discuta-o com a equipa.
- Crie um projeto «Análise da atividade» e convide para ele os colegas envolvidos.
- Coloque no projeto as entrevistas, os procedimentos e os exemplos recolhidos.
- Se as entrevistas estiverem gravadas, peça a sua transcrição numa conversa do projeto.
- Peça o mapeamento das tarefas com um pedido como o que está acima.
- Partilhe a tabela produzida e peça às pessoas que fazem o trabalho que a corrijam.