Partire dal lavoro reale del team
Osservare l’attività prima di scegliere cosa automatizzare, prima tappa del ciclo WorkStreams.
ObiettivoAlla fine di questa lezione saprete condurre l’analisi dell’attività di un team e ricavarne una mappatura delle attività convalidata da chi le svolge.
Un buon assistente non parte da un’idea tecnologica. Parte da un lavoro reale, svolto da persone reali, con i suoi punti di attrito e i suoi vincoli. La prima tappa del ciclo WorkStreams, l’analisi dell’attività, consiste nel guardare ciò che il team fa davvero, e non solo ciò che descrive la procedura.
Cosa osservare
- Le attività ripetute ogni settimana, con il tempo che richiedono.
- I momenti in cui si aspetta un’informazione, una convalida o un documento.
- Gli errori che si ripetono e quanto costano.
- Le competenze detenute da una sola persona.
- Ciò che i colleghi amano fare e non vogliono delegare.
L’ultimo punto conta quanto gli altri. Un’automazione che toglie a qualcuno la parte del suo mestiere che gli piace verrà aggirata. Un’automazione che toglie la parte noiosa verrà adottata.
Condurre l’analisi con Learnya
Learnya può aiutarvi a strutturare questa osservazione. Raccogliete materiali concreti: alcune e-mail tipo, una procedura, il resoconto di un colloquio con un collega. Chiedete una mappatura delle attività, poi discutetela con il team.
- Create un progetto «Analisi dell’attività» e invitatevi i colleghi interessati.
- Caricate nel progetto i colloqui, le procedure e gli esempi raccolti.
- Se i colloqui sono registrati, chiedetene la trascrizione in una conversazione del progetto.
- Chiedete la mappatura delle attività con una richiesta come quella qui sopra.
- Condividete la tabella prodotta e fatela correggere dalle persone che svolgono il lavoro.