Scegliere le attività da automatizzare
Selezionare i candidati in base a frequenza, verificabilità, reversibilità e materiale disponibile.
ObiettivoAlla fine di questa lezione saprete selezionare le attività candidate in base a frequenza, verificabilità, reversibilità e materiale, poi scegliere tra assistente, attività pianificata e monitoraggio.
La vostra mappatura contiene senza dubbio più candidati di quanti possiate trattarne. Bisogna scegliere. Il buon primo assistente è utile ogni settimana, facile da verificare e senza conseguenze gravi in caso di errore. I casi ambiziosi verranno una volta che il team avrà fiducia.
Quattro domande per selezionare
- Frequenza: l’attività si ripete abbastanza spesso da giustificare lo sforzo?
- Verificabilità: una persona può giudicare il risultato in meno di un minuto?
- Reversibilità: un errore si corregge facilmente?
- Materiale: le informazioni necessarie esistono per iscritto?
Un’attività che soddisfa i quattro criteri è un ottimo primo candidato. Preparare il riepilogo settimanale delle richieste ricevute ne è un buon esempio. Rispondere a un cliente scontento, invece, è frequente ma poco reversibile: è meglio un assistente che propone una bozza, riletta e convalidata da una persona.
Assistente, attività pianificata o monitoraggio
- Un assistente risponde quando lo si interpella, entro un quadro fisso: istruzioni, conoscenze, strumenti.
- Un’attività pianificata si esegue da sola, all’orario scelto, e produce un risultato.
- Un monitoraggio sorveglia una pagina, un tema o una fonte, e si manifesta solo se qualcosa cambia.
- Aprite il progetto «Analisi dell’attività».
- Allegate la mappatura convalidata dal team a una nuova conversazione.
- Inviate la richiesta di classificazione.
- Discutete il risultato in riunione e scegliete un solo candidato per cominciare.
- Annotate nella descrizione del progetto il candidato scelto e il motivo della scelta.