Die zu automatisierenden Aufgaben auswählen
Die Kandidaten nach Häufigkeit, Überprüfbarkeit, Umkehrbarkeit und verfügbarem Material sortieren.
ZielAm Ende dieser Lektion können Sie Kandidaten-Aufgaben nach Häufigkeit, Überprüfbarkeit, Umkehrbarkeit und Material sortieren und dann zwischen Assistent, geplanter Aufgabe und Beobachtung wählen.
Ihre Übersicht enthält vermutlich mehr Kandidaten, als Sie bearbeiten können. Sie müssen auswählen. Der gute erste Assistent ist jede Woche nützlich, leicht zu überprüfen und hat bei einem Fehler keine schweren Folgen. Die ehrgeizigen Fälle kommen, sobald das Team Vertrauen gefasst hat.
Vier Fragen zum Sortieren
- Häufigkeit: Kommt die Aufgabe oft genug vor, um den Aufwand zu rechtfertigen?
- Überprüfbarkeit: Kann eine Person das Ergebnis in weniger als einer Minute beurteilen?
- Umkehrbarkeit: Lässt sich ein Fehler leicht korrigieren?
- Material: Gibt es die nötigen Informationen schriftlich?
Eine Aufgabe, die alle vier Kriterien erfüllt, ist ein ausgezeichneter erster Kandidat. Die wöchentliche Zusammenfassung der eingegangenen Anfragen vorzubereiten ist ein gutes Beispiel dafür. Einem unzufriedenen Kunden zu antworten kommt dagegen häufig vor, ist aber kaum umkehrbar. Hier ist ein Assistent besser, der einen Entwurf vorschlägt, den eine Person liest und bestätigt.
Assistent, geplante Aufgabe oder Beobachtung
- Ein Assistent antwortet, wenn man ihn anfragt, in einem festen Rahmen: Anweisungen, Wissen, Werkzeuge.
- Eine geplante Aufgabe läuft selbstständig zur gewählten Zeit und liefert ein Ergebnis.
- Eine Beobachtung überwacht eine Seite, ein Thema oder eine Quelle und meldet sich nur, wenn sich etwas ändert.
- Öffnen Sie das Projekt «Analyse der Tätigkeit».
- Fügen Sie die vom Team bestätigte Übersicht einer neuen Unterhaltung bei.
- Senden Sie die Anfrage zur Einordnung.
- Besprechen Sie das Ergebnis in einer Sitzung und wählen Sie für den Anfang einen einzigen Kandidaten.
- Halten Sie in der Projektbeschreibung den gewählten Kandidaten und den Grund für die Wahl fest.