Der WorkStreams-Zyklus, eine kontinuierliche Verbesserung
Analyse, Co-Konzeption, Artefakte und Optimierung aneinanderreihen und dann von vorne beginnen.
ZielAm Ende dieser Lektion können Sie den WorkStreams-Zyklus in vier Schritten durchführen und regelmässige Reviews organisieren, die den Assistenten verbessern, ohne ihn zu verfälschen.
Dieser Kurs ist einer Methode gefolgt: dem iterativen WorkStreams-Zyklus. Er besteht aus vier Schritten, die sich wiederholen. Jede Runde verbessert den Assistenten und mit ihm die Organisation der Arbeit rund um ihn.
- Analyse der Tätigkeit: die reale Arbeit, ihre Ärgernisse und ihr Fachwissen verstehen.
- Partizipative Co-Konzeption: den Assistenten mit denen entwerfen, die ihn nutzen werden.
- Transformierende Artefakte: konkrete Objekte erstellen, die die Praxis verändern.
- Kontinuierliche Optimierung: messen, korrigieren und dann die Analyse der neuen Situation wieder aufnehmen.
Die transformierenden Artefakte
Ein Assistent allein verändert wenig. Was die Arbeit verändert, sind die Artefakte, die er erstellen hilft und die sich das Team zu eigen macht: eine geklärte Prozessbeschreibung, ein Flow-E-Learning-Modul, ein Wiederholungspaket für neue Mitarbeitende, eine Referenzpräsentation. Jedes Artefakt muss einen klaren Zweck haben und eine Person, die es pflegt.
Die Iteration organisieren
- Legen Sie einen Rhythmus fest, zum Beispiel ein Review alle sechs Wochen.
- Planen Sie eine Aufgabe, die das Review vorbereitet: Nutzung im Zeitraum, abgelehnte Freigaben, unbeantwortet gebliebene Fragen.
- Versammeln Sie die Nutzerinnen und Nutzer und gehen Sie die Bilanz gemeinsam durch.
- Beschliessen Sie eine bis drei Änderungen, nicht mehr.
- Setzen Sie sie um, spielen Sie das Testset erneut durch und halten Sie das Ergebnis im Projekt fest.
Die kontinuierliche Optimierung vermeidet zwei Fallstricke. Der erste ist der erstarrte Assistent, der mit seinen Dokumenten veraltet. Der zweite ist der ständig veränderte Assistent, den niemand mehr wiedererkennt. Ein regelmässiger Rhythmus und wenige Änderungen pro Runde erhalten das Vertrauen des Teams.
Die Analyse neu beginnen
Nehmen Sie nach einigen Runden den ersten Schritt wieder auf. Der Assistent hat die Arbeit verändert: Manche Aufgaben sind verschwunden, andere sind hinzugekommen, und neue Ärgernisse haben vielleicht die alten ersetzt. Das ist der Ausgangspunkt des nächsten Zyklus.