Von der realen Arbeit des Teams ausgehen

Ein guter Assistent geht nicht von einer Technologie-Idee aus. Er geht von realer Arbeit aus, erledigt von realen Menschen, mit ihren Ärgernissen und Einschränkungen. Der erste Schritt des WorkStreams-Zyklus, die Analyse der Tätigkeit, besteht darin, anzuschauen, was das Team wirklich tut, und nicht nur, was die Prozessbeschreibung sagt.

Was Sie beobachten sollten

• Die Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen, mit dem Zeitaufwand.
• Die Momente, in denen man auf eine Information, eine Bestätigung oder ein Dokument wartet.
• Die Fehler, die immer wieder auftreten, und was sie kosten.
• Das Fachwissen, über das nur eine einzige Person verfügt.
• Was die Kolleginnen und Kollegen gerne tun und nicht abgeben möchten.

Der letzte Punkt zählt so viel wie die anderen. Eine Automatisierung, die jemandem den Teil seiner Arbeit wegnimmt, der ihm gefällt, wird umgangen. Eine Automatisierung, die lästige Arbeit abnimmt, wird angenommen.

Die Analyse mit Learnya durchführen

Learnya kann Ihnen helfen, diese Beobachtung zu strukturieren. Sammeln Sie konkretes Material: einige typische E-Mails, eine Prozessbeschreibung, das Protokoll eines Gesprächs mit einer Kollegin oder einem Kollegen. Verlangen Sie eine Aufgabenübersicht und besprechen Sie sie dann mit dem Team.

1. Erstellen Sie ein Projekt «Analyse der Tätigkeit» und laden Sie die betroffenen Kolleginnen und Kollegen dazu ein.
2. Legen Sie die gesammelten Gespräche, Prozessbeschreibungen und Beispiele im Projekt ab.
3. Wenn die Gespräche aufgezeichnet sind, lassen Sie sie in einer Unterhaltung des Projekts transkribieren.
4. Verlangen Sie die Aufgabenübersicht mit einer Anfrage wie der obigen.
5. Teilen Sie die erstellte Tabelle und lassen Sie sie von den Personen korrigieren, die die Arbeit machen.