Partir del trabajo real del equipo
Observar la actividad antes de elegir qué automatizar, primera etapa del ciclo WorkStreams.
ObjetivoAl final de esta lección, sabrá llevar a cabo el análisis de la actividad de un equipo y obtener de él un mapa de tareas validado por quienes las realizan.
Un buen asistente no parte de una idea tecnológica. Parte de un trabajo real, hecho por personas reales, con sus molestias y sus limitaciones. La primera etapa del ciclo WorkStreams, el análisis de la actividad, consiste en mirar lo que el equipo hace de verdad, y no solo lo que describe el procedimiento.
Qué hay que observar
- Las tareas que se repiten cada semana, con el tiempo que requieren.
- Los momentos en que se espera una información, una validación o un documento.
- Los errores que se repiten y lo que cuestan.
- Los conocimientos que solo posee una persona.
- Lo que a los compañeros les gusta hacer y no quieren delegar.
El último punto cuenta tanto como los demás. Una automatización que le quita a alguien la parte de su trabajo que le gusta será eludida. Una automatización que elimina lo tedioso será adoptada.
Realizar el análisis con Learnya
Learnya puede ayudarle a estructurar esta observación. Reúna materiales concretos: algunos correos tipo, un procedimiento, el acta de una entrevista con un compañero. Pida un mapa de tareas y luego coméntelo con el equipo.
- Cree un proyecto «Análisis de la actividad» e invite a los compañeros implicados.
- Deposite en el proyecto las entrevistas, los procedimientos y los ejemplos recopilados.
- Si las entrevistas están grabadas, pida su transcripción en una conversación del proyecto.
- Pida el mapa de tareas con una petición como la anterior.
- Comparta la tabla obtenida y haga que la corrijan las personas que realizan el trabajo.