Elegir las tareas que automatizar
Clasificar las candidatas según la frecuencia, la verificabilidad, la reversibilidad y la información disponible.
ObjetivoAl final de esta lección, sabrá clasificar las tareas candidatas según la frecuencia, la verificabilidad, la reversibilidad y la información disponible, y luego elegir entre asistente, tarea programada y vigilancia.
Su mapa contiene sin duda más candidatas de las que puede abordar. Hay que elegir. El buen primer asistente es útil cada semana, fácil de verificar y sin consecuencias graves en caso de error. Los casos ambiciosos llegarán cuando el equipo haya ganado confianza.
Cuatro preguntas para clasificar
- Frecuencia: ¿la tarea se repite lo bastante a menudo como para justificar el esfuerzo?
- Verificabilidad: ¿puede una persona evaluar el resultado en menos de un minuto?
- Reversibilidad: ¿un error se corrige fácilmente?
- Información: ¿la información necesaria existe por escrito?
Una tarea que cumple las cuatro condiciones es una excelente primera candidata. Preparar el resumen semanal de las peticiones recibidas es un buen ejemplo. Responder a un cliente descontento, en cambio, es frecuente pero poco reversible. Es preferible un asistente que proponga un borrador, revisado y validado por una persona.
Asistente, tarea programada o vigilancia
- Un asistente responde cuando se le solicita, dentro de un marco fijo: instrucciones, conocimientos, herramientas.
- Una tarea programada se ejecuta sola, a la hora elegida, y produce un resultado.
- Una vigilancia supervisa una página, un tema o una fuente, y solo se manifiesta si algo cambia.
- Abra el proyecto «Análisis de la actividad».
- Adjunte el mapa validado por el equipo a una nueva conversación.
- Envíe la petición de clasificación.
- Comente el resultado en una reunión y elija una sola candidata para empezar.
- Anote en la descripción del proyecto la candidata elegida y el motivo de la elección.