Escolher as tarefas a automatizar
Triar os candidatos segundo a frequência, a verificabilidade, a reversibilidade e a matéria disponível.
ObjetivoNo final desta lição, saberá triar as tarefas candidatas segundo a frequência, a verificabilidade, a reversibilidade e a matéria e, depois, escolher entre assistente, tarefa agendada e vigilância.
O seu mapeamento contém sem dúvida mais candidatos do que aqueles que consegue tratar. É preciso escolher. O bom primeiro assistente é útil todas as semanas, fácil de verificar e sem consequências graves em caso de erro. Os casos ambiciosos virão quando a equipa ganhar confiança.
Quatro perguntas para triar
- Frequência: a tarefa repete-se com frequência suficiente para justificar o esforço?
- Verificabilidade: uma pessoa consegue avaliar o resultado em menos de um minuto?
- Reversibilidade: um erro corrige-se facilmente?
- Matéria: as informações necessárias existem por escrito?
Uma tarefa que cumpre os quatro critérios é um excelente primeiro candidato. Preparar o resumo semanal dos pedidos recebidos é um bom exemplo. Responder a um cliente insatisfeito, pelo contrário, é frequente mas pouco reversível. Mais vale um assistente que proponha um rascunho, revisto e validado por uma pessoa.
Assistente, tarefa agendada ou vigilância
- Um assistente responde quando é solicitado, num enquadramento fixo: instruções, conhecimentos, ferramentas.
- Uma tarefa agendada executa-se sozinha, à hora escolhida, e produz um resultado.
- Uma vigilância monitoriza uma página, um tema ou uma fonte, e só se manifesta se algo mudar.
- Abra o projeto «Análise da atividade».
- Anexe o mapeamento validado pela equipa a uma nova conversa.
- Envie o pedido de classificação.
- Discuta o resultado em reunião e escolha um único candidato para começar.
- Registe na descrição do projeto o candidato escolhido e a razão da escolha.