Aprovações e responsabilidade
Lê um pedido de aprovação como um ato que assina, e sabe porque a responsabilidade continua a ser sua.
ObjetivoNo final desta lição, saberá ler um pedido de aprovação como um ato que assina, controlando destinatários, conteúdo e pormenores antes de aceitar.
Um agente que age acaba por tocar o mundo real: um e-mail parte, uma reunião é marcada, um ficheiro desaparece, uma mensagem é publicada. No Learnya, qualquer ação que comprometa passa por uma aprovação. O agente prepara, o utilizador decide. Validar é o gesto que faz de si o autor do que sai.
O que pede a sua aprovação
- Enviar: um e-mail, um convite, uma resposta.
- Comprar: qualquer despesa feita em seu nome ou em nome da organização.
- Publicar: uma mensagem numa rede social, uma newsletter.
- Eliminar: um ficheiro, uma pasta, um evento.
- Reservar: um horário na sua agenda.
Um pedido de aprovação apresenta a ação tal como será feita: o destinatário, o assunto e o texto de um e-mail, o horário e os participantes de uma reunião, o conteúdo de uma publicação. Leia-o como se fosse o próprio a enviá-lo. Não é uma formalidade. É o último momento em que pode corrigir sem consequências.
Envia o convite a toda a equipa.
Prepara o convite para a revisão trimestral e propõe dois horários na terça-feira ou na quarta-feira à tarde. Mostra-me a lista de destinatários antes de pedires o envio.
Controla os destinatários antes da aprovação, onde um erro custa mais.
A responsabilidade não se delega
Reserve também tempo para ler o que não está escrito. Um destinatário em cópia que não deveria estar, um anexo em falta ou um fuso horário errado veem-se melhor no momento da aprovação do que depois do envio.
Aprovar é assinar. Se um número errado chegar a um cliente, é o seu e-mail. Se uma lição contiver um erro, é a sua formação. O agente faz-lhe poupar tempo na preparação, não ocupa o seu lugar perante o leitor. É por isso que Verificar precede sempre Validar.
O fluxo de atividade guarda o histórico das aprovações: o que foi pedido, o que aceitou ou recusou. Numa organização, o registo de auditoria da administração completa este acompanhamento. Pode assim encontrar, semanas mais tarde, quem validou o quê.